Reproducir para conservar, reproducir para difundir

2.1.- La microfilmación

Desde época muy temprana, la política de preservación del AHEB-BEHA contempló la reproducción en otros soportes para evitar el deterioro de los originales por un uso continuado en sala y en aras de poseer una copia de seguridad que, al menos, permitiera recuperar la información en caso de un desastre. La reproducción en otros soportes asegura la preservación de los originales, pero, a su vez, genera nuevos problemas para la conservación de los nuevos materiales. Así, conservamos las copias master y las segundas copias de microfilm, de uso diario entre los usuarios, en distintos lugares como medio de prevención.

Aunque el volumen de documentación en soporte microfilm es considerablemente menor que el considerado tradicional, la presencia de este tipo de soporte en el AHEB-BEHA llevó a su Área de conservación y preservación a adoptar una serie de medidas y acciones de preservación y un plan de actuación ante posibles contingencias. En general las medidas de control de temperatura y humedad son las mismas que las aplicadas para el resto. Cada rollo de microfilm está en una caja de cartón que están siendo sustituidas por otras de plástico y están colocadas en armarios metálicos, para evitar su oxidación, golpes y el efecto de la luz directa. Para las películas originales o las destinadas a ser primera copia no utilizable en sala, hemos planificado un rebobinado periódico a fin de evitar adherencias por falta de uso. En el caso de los rollos destinados al público, hay que procurar, además, la limpieza de la zona donde se manipule la película y el buen estado de los aparatos lectores y hay que contar con que en este caso un manejo inadecuado o tan continuado puede rayar o romper el microfilm.

En un primer momento, la reproducción en microfilm estuvo motivada por la necesidad de contar con una copia de seguridad de la documentación. Sin embargo, el creciente número de investigadores y usuarios que solicitaban la consulta de los fondos parroquiales obligó a la restricción de la consulta de originales anteriores al siglo XVIII y de todos aquellos cuyo estado de conservación no lo aconsejara. Esta reserva hay que interpretarla dentro de la política de preservación de los originales, porque el uso continuado hubiera provocado un deterioro progresivo. Por eso, la copia en microfilm ha constituido para este archivo un importante elemento de difusión de la documentación, siendo todavía hoy muy útil para la reprografía y la consulta en sala. El AHEB-BEHA ofrece un servicio de reprografía, para el que existe un lector-reproductor a fin de fotocopiar la documentación microfilmada. En ningún caso se procede a la fotocopia de originales manuscritos y si no está microfilmada o digitalizada se facilita un certificado o copia literal.

Cuando esté en marcha a finales de este año el Servicio Digital del Archivo, algunos fondos ya podrán ser consultados en red en la propia sala de consulta del archivo y los instrumentos de descripción documentales estarán en Internet en una web específica del propio archivo. Hemos apostado por la reproducción digital como medio para una mejor difusión de los fondos, no sólo porque las pantallas de ordenador permiten imágenes de mayor calidad o incluso la restauración digital, sino porque todo este proceso va acompañado de un volcado de datos que aseguran una rápida localización e identificación de los registros sacramentales. Así, los rollos de microfilm volverán a ser la copia de seguridad que garantice la posibilidad de recuperar o reproducir la información en caso de pérdida de los originales. De todas maneras, mientras dure el proceso de digitalización y, sobre todo, de indización habrá que prever un período de transición en el que cohabitarán en la sala las consultas de los rollos de microfilm y de las imágenes digitales, sin olvidar el necesario proceso de adecuación a las nuevas tecnologías de, nuestro, afortunadamente, creciente número de usuarios, caracterizados por un perfil muy variado en cuanto a edad y formación.
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2.2.- La creación de un servicio digital

La digitalización de archivos con gran volumen de documentación plantea un reto de gran alcance si, como hemos señalado, se opta por este cambio de soporte como un medio de difusión activa del servicio de archivo. El proyecto de digitalización que hemos elaborado en el AHEB-BEHA está enmarcado en el más amplio de creación del servicio digital de archivo, porque la digitalización trae consigo, además de la reproducción en otros soportes, una redefinición de todos los servicios y políticas del archivo.

En nuestro caso, el objetivo fundamental de la digitalización es facilitar al máximo la consulta de los registros sacramentales que ya en estos momentos generan más del 85 % de los pedidos en sala y casi el 100 % de las peticiones externas (por correo ordinario, teléfono o correo electrónico). Con las imágenes digitalizadas es necesario redefinir todo el sistema de consulta presencial y virtual. La consecuencia inmediata es la creación de una intranet, porque no podíamos trasladar el actual esquema de servicio de rollos de microfilm en sala y sustituir los rollos por cd’s.

Todo esto ha afectado también al Área de conservación y preservación del archivo. Por un lado está obligando a redimensionar todo el trabajo, al tener que incluir entre sus tareas la de preparación y comprobación de microfilmes para su digitalización y después el cotejo de los fotogramas, las imágenes digitales y los originales, comprobando la perfecta correspondencia y la codificación correcta de las imágenes porque luego esa signatura digital es la que permite enlazarlo con la base de datos de indexación y de catalogación.

Desde un principio el volumen de imágenes (unos 700.000 fotogramas de sacramentales y unos 800.000 de no sacramentales y papeles varios para el total de fondos del Archivo) y el estado de conservación de parte de la documentación, nos obligaron a descartar el escaneo del original y mucho menos las altas resoluciones y el color, porque además el objetivo no era en ningún caso la reproducción facsimilar de la documentación parroquial sino la difusión de la información contenida en ellos. Tan sólo en el caso de los pergaminos hemos partido del original para llegar a imágenes en color en formato Tiff y Pdf. Para el resto, el proceso de digitalización parte de rollos de microfilm en 35 mm, en sales de plata y negativo y el producto final son imágenes JPEG a 200 ppi en escala de grises como master e imágenes JPEG a 100 ppi con marcas de agua que incluyen el logotipo del archivo y que constituyen la copia susceptible de ser difundida en intranet y/o internet y vinculada a la base de datos. Las imágenes se graban en un disco duro extraíble para su comprobación en las instalaciones del archivo. Una vez aceptadas serán almacenadas en una unidad nas y posteriormente se hará una copia de seguridad en cinta y/o en cd no regrabable y/o dvd.

En definitiva, para el área de conservación y preservación, la digitalización supone la incorporación masiva de un nuevo soporte que hay que almacenar y conservar de otra manera (cd’s, dvd, imágenes y documentos electrónicos). En este momento, el AHEB-BEHA está redefiniendo parte de su política de preservación que debe acomodarse a los cambios tecnológicos para conservar las imágenes digitales y todos los documentos electrónicos, intentando asegurar la óptima conservación de la información y de los dispositivos de almacenamiento.